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群策群力 | 数字化转型引领档案管理迈入“智管”“智服”新阶段
发布日期： 2025-11-12 00:00:00
为夯实管理基础、赋能高质量发展，自2025年6月起，公司全面启动档案管理数字化转型工作。我们以系统建设为牵引、制度完善为保障，构建起“上下联动、部门协同、全员参与”的工作新格局，稳步推动档案管理实现从“分散”到“集中”、从“纸质”到“数字”、从“经验”到“制度”的三大跨越，为公司“十四五”档案工作圆满收官奠定了坚实基础。
数字化转型，平台是根基。2025年7月，公司顺利完成紫光档案管理系统在自主可控环境下的全面调试，并高效完成科怡系统历史数据的迁移工作。此举标志着核心档案管理平台实现自主可控替代，并正式投入运行，为公司档案数字管理开启了全新篇章。
新系统需要新能力。为确保平台功能与业务需求精准匹配，档案信息化团队与开发方紧密协作，开展了多轮深入调研与测试。同时，我们聚焦系统应用，采取“线上+线下”相结合的方式，组织了6期内部交流培训和4期外部远程培训。通过“理论讲解+实操演练+现场答疑”的模式，深度解析系统功能、著录规则与电子归档流程，有效提升了团队的系统操作与数据迁移能力，为系统平稳过渡提供了坚实保障。
以交流促应用，内部培训赋能系统落地
系统的生命力在于持续优化。档案信息化团队积极对接开发方，累计梳理并推动解决了60余项系统应用问题与需求。针对图纸借阅过程中“版次控制难”这一典型痛点，将开发部署智能短信提醒服务，系统可在图纸升版或借阅到期时，自动通知相关人员，彻底改变以往依赖人工邮件通知的滞后模式，从源头上规避因信息不及时可能导致的质量风险，实现从“人控”到“智控”的升级。
档案是企业发展的原始记录与核心知识资产。展望未来，科技与数智化部将在公司党委和总经理部的领导下，坚持“以交流促应用，以数字强管理”的路径，持续推动档案管理工作提质增效，让沉睡的档案数据转化为驱动企业高质量发展的新动能，为管理决策与规范化运营提供更强支撑。
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